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青城之戀社區第五屆管理委員會 會議紀錄

出席委員:

主任委員   何美秀    副主任委員 林玉連    財務委員   (請假)

監察委員  鄭月靜     安全委員 (請假)     公關委員   甯凱梅

環保委員 (請假)         機電委員 施順禎       行政委員 (請假)

＊上次主席指裁示暨(5.6月)例會決議案事項執行報告＊

一、有關社區新物管保全-慧智物業保全公司合約討論

辦理情形：前齊國物管公司與慧智物管公司於6月30日1930假圖書室移交完畢在案。

二、社區機電合約是否由慧智保全亦或外包討論

辦理情形：社區機電消防污水保養，7/1日起已由台灣消防機電公司承攬負責維修保養。(每週週一09至17施作)

三、有關社區六、七、八月活動討論。

辦理情形：

1.六月份辦理活動已於上次會議報告完成紀錄。

2.七月三日 (星期日)1500至1800時假社區舉辦「歡樂一夏」水上活動：由何主委致詞配合羊稠村陳村長舉行「水上安全講習」與泳霸公司負責水上活動執行，配合精緻茶點讓社區充滿歡樂溫馨已營造愉悅的生活環境。(本案花絮已公佈社區網站)

3.八月十四日(星期日)中元普渡活動：依爰例當日下午1200-1600於社區大門前擺設桌子，以利住戶擺放供品祭拜，建議管理中心以零用金1仟元購買祭品由社區主任代表管委會祭拜普渡。

4.中秋節活動方法細節於八月份委員會中提報討論。

＊(社區秋節活動規劃案於7月底呈送陳村長辦公室以利辦理補助社區5仟元活動經費事宜)

四、安全門維修後續問題。

辦理情形：本案前社區主任吳國豪已於7月11日將賠償金1萬5仟元匯入社區帳號。

＊七月份社區主任重要工作報告＊

一、 社區行政工作報告：(7/1-7/14)

1.7/2完成社區游泳池舉辦「歡樂一夏-水上活動」準備事宜。

2.7/3假社區游泳池舉辦「歡樂一夏-水上活動」由何主委主持甯委員指導並邀請羊稠村陳村長蒞臨示範水上安全講習，住戶熱情參與氣氛融洽圓滿順利。

3.7/6社區報名泳訓人員共計6員(泳霸回饋每人200元，惟其一學員上課6小時故回饋100元共計1100元)。

4.7/7-1640聯繫桃園縣環保局水保課陳先生，詢問有關社區污水許可申請事宜，回覆本社區水污染防治許可證(文件)自98年9月9日起至103年9月8日止，故無申請需要。(許可文件如附表)

5.7/8簽核奉准「致感謝蘆竹鄉羊稠村陳文安村長」感謝函，並於7/11日親交陳文安村長。

二、財務收支報告：(結至7/12社區玉山銀行活期存款餘額658,247如附表)

(一)管理費收繳情形：

六月份管理費應收378,001元，7/13止總收入387,461元。100/1至100/6未繳交管理費計125158元(含B3-6F張先生98-99年)，(人員名冊如附表)。將依此名單催繳管理費。

(二)零用金支出情形：

6/30移交零用金5,574元，7/1-7/12共支用1,985元剩3,589元。(支出明細表如附表)

(三)游泳池點數收入情形：

6/25-7/14共收游泳點卷費1030元。(收入明細表如附表)PS：建議本款項納入零用金支用。(7月至9月)

＊經委員討論決議：本款項以游泳池總收(點卷費及回饋金)、總支入帳。

二、社區修繕(清潔)報告：

1.7/4台灣機電消防至社區定期維修保養，共更換社區12支燈管及機電消防等重要機具。

2.7/7豐譽中控公司至社區檢查系統缺失有監視器2台及軟線2條損壞與磁力鎖1顆，已請報價。

3.7/9 1300台灣機電消防公司張先生至社區更換游泳池及景觀池開關各一(日新牌)，更換中發現spa過濾馬達開關損壞，須更換將請廠商報價。

4.7/11 台灣機電消防至社區修護D棟頂樓排風皮帶更換及游泳池SPA開關更換與游泳池二座照明燈更換與A棟中庭璧燈燈泡更換。

＊經委員討論決議：有關社區A棟及B.C.D棟頂樓循風機開關處各加裝一顆定時器，以増加循風機馬達壽命。

5.7/12賽格光電公司鄒工程師至社區與本人共同至地下室B1-B2檢查T8LED燈管，經實地查看後燈管無問題，幾處燈管不亮原因為開關關掉。

6.7/12-1630豐譽公司黃先生至社區換回99年10月6日社區借用一台監控系統液晶螢幕。(故管理中心監控螢幕缺一支液晶銀幕)

＊經委員討論決議：管理中心先公告住戶有無不用或更換多餘之液晶銀幕，提供管理中心使用。

7.7/1-7/2泛美清潔公司派2員施作社區大廳及梯廳地面晶化，由社區主任提示說明工作重點及注意事項。(施作相片已公告社區網站)另7/8-0950泛美清潔公司周總經理至社區與林副主委、公關及安全委員研討清潔缺失及改進方式，本人亦與周總經理溝通有關清潔相關問題。

8.7/13泛美清潔公司09至16時對社區大廳玻璃，中庭部分地磚實施清洗，因下午下大雨故僅施作一半，將擇日再施作未完成部分。

9.社區清潔人員責任分工表(如附件)，經委員認同後依表落實執行。

＊有關社區清潔問題討論決議：

A.清潔公司回饋社區高空玻璃及中庭大門地磚清洗項目俟天氣穩定後，再排時間至社區施做(玻璃從上至下)。

B.清潔人員休假及上、下班時間要固定；休假4天(每週六、日)上班時間A員早上8點-B員早上9點。

C.有關週六下午5時至週日下午5時垃圾區之垃圾桶是否需要收起來，經委員討論後決議：從下週六(7月23日)起試辦週六5時至週日下午5時先擺1個垃圾桶，供有需要之住戶丟棄，俟垃圾量多寡後再行調整。

D.清潔人員要加強各棟梯廳及電梯間與逃生樓梯之細部清潔，亦要加強個人服儀衛生。

E.有關清潔耗材部分決議檢討社區目前確實有必要之部分清潔耗材，由管理中心以零用金購買使用，其餘大量耗材簽報核准購買。

F.有關資源回收區及垃圾區場地規劃，請泛美清潔公司協助將別社區規劃完整之圖示提供本社區管委會參考辦理。

G.廚餘區四周每週清潔人員須清洗一遍，去除油污灑漂白水除味，另請廚餘老闆丈量廚餘漏斗需要切除多少長度(劃線)，以利交機電施委員裁切，更換較大廚餘桶。

H.管理中心於資源回收區及垃圾區製作圖示及英文註釋，以利外勞參閱配合。

三、社區現況安全罅隙及保全勤務工作報告：

1.夜間消防警報發報相當頻繁，需全面檢修以維住戶安全，現有疑慮之緊急照明燈、指示燈先拔除電源以利安全。(將要求機電廠商逐次更換LED燈具)

＊經委員討論決議：目前先將損壞之緊急照明燈、指示燈更換(材料仍以舊款有用器材)逐次更換損壞燈具。

2.管理中心監控系統有地下室B1-B2攝影機2台損壞及攝影機後方QQ線損壞1台攝影機畫面不穩。建議將優先更換5條QQ線(豐譽電信公司報價1條800元、欣資通公司報價1條250)，俟QQ線更換後始知攝影機好壞後再行更換。(2家報價單如附件)

3.社區污水排放流量錶損壞刻度不動，經台灣機電消防維修人員檢查後建議，下週一先行拆下流量錶檢查是否堵塞，如不是在更換電子式流量錶。

4.D棟地下B2感應門損壞原因，為門上方拉桿組合器損壞另磁力鎖損壞，將於近日購買拉力桿組合器請台灣機電安裝，確認無誤後再請豐譽公司加裝磁力鎖。

＊經委員討論決議：請社區主任先行調整拉桿強度，如確實損壞將更換日本製拉桿以利使用次數較長。

5.夜班保全安全巡視13點，01-03-05點巡視打點3次將確實要求。(巡邏打卡點如附表)

6.7/14清晨5時至6時夜班保全因身體臨時不舒服擅離職守，私自在乒乓球室休息，被住戶發現此舉嚴重違反執勤紀律，該員立即被換掉且依公司及合約處份規定辦理懲處，本人責無旁貸會加強執勤紀律與在職教育。

＊經委員討論決議：依合約精神，社區將於七月份保全服務費中扣款1仟元，曹經理答覆有關罰款將會以現金交由社區處理。

＊七月份月例會討論議題＊

一、有關社區八.九月活動討論。

說明：(如前項所述請公關委員補充說明)

＜決議＞中元普渡將公告8/14日(星期日)中午12時至16時於社區大門擺設桌子供住戶使用祭拜；另中秋節活動將於下月管委會中提報。

二、社區現有各項合約及續約討論。

說明：(如附表「青城之戀社區合約總表」)

＜決議＞1.有關社區公共意外責任保險單將於100/8/4日12時到期(年費6仟)，今年續約保費5500元與會委員一致通過續約。

2.有關弘富寬頻同意書將通知承辦人有關內容回饋社區部份，是否能比照宅急網回饋事項。

三、有關社區多餘盆栽處理方式。(另社區中庭及外圍花圃修剪外包)

說明：社區交宜廳前露台有許多住戶移出多餘之盆栽，是否統一集中或公告住戶認養請討論。

＜決議＞1.管理中心先行公告是否有住戶願意認領，俟認領後於盆栽再統一處理(清潔隊回收)。

2.社區中庭外圍之花圃修剪，請泛美清潔公司提供廠商報價施作。

四、有關社區監控攝影系統損壞、維修討論。

說明：(如上述三、社區現況安全罅隙工作報告)

＜決議＞由欣資通科技有限公司承攬社區地下室B1-B2損壞之攝影機(1台2800元台灣製)及QQ線(1條250元)，更換程序先換QQ線俟確認攝影機損壞再行更換攝影機。

五、社區公設開放使用相關規定研討

說明：依社區規約及管委會六月份委員會會議記錄中臨時動議第二項夏令公設冷氣時間問題。

決議：為節省社區經費支出，管委會決議各公設原則上不開放冷氣，除非舉辦社區活動或有付費(點卷)使用公設者(KTV、視廳室及交誼廳)始能使用冷氣，其餘一律不開放，但管委會考慮增購電風扇因應。

＜決議＞圖書室之冷氣開放使用點卷,以一小時為單位,每一小時二張點卷 (或現金新台幣50元)另視廳室以人頭為單位,每一人入場二張點卷,使用時間為一部片長為準,至多三小時；有關KTV撥放歌曲更新請主任聯絡廠商灌入新歌。

六、有關慧智物管保全進駐社區整體表現。

說明：7/1慧智物管及保全公司進駐社區，請各委員針對執勤或清潔等各項工作上不足及缺失，給予指正建議以利工作執行。

＜決議＞保全需加強禮節，管理中心加強住戶修繕及一般問題掌握處理及回報。

七、臨時動議：

(一)社區管理委員職責研討。(如附表)

決議：下次會議再討論。

(二)房屋仲介帶看管制辦法研討。(如附表)

決議：按草案修訂加註房屋仲介業者須穿著背心，管理中心購買10件背心備用。

(三)社區年度工作計畫表研討。(如附表)

決議：管理中心依年度計畫表執行。

(四)羊稠村陳村長商請於7/24上午0800-1200借用社區大廳(容納50-60人)，舉辦「防災訓練」並保留10名員額給社區，每人可獲精緻消防寶寶及餐盒一份。(請討論)

決議：同意羊稠村陳村長7/24上午8時至12時借用社區大廳舉辦「防災訓練」，另於「防災訓練」立即公告，歡迎社區住戶報名。

(五)社區管理費變更「台灣銀行」超商繳款系統說明。

決議：經慧智保全公司曹經理說明後，與會委員同意社區變更「台灣銀行」超商繳款系統，請社區主任完成相關資料填寫後通知主委親辦。

(六)第五屆管理委員會委員出席車馬補助費停止領取案。

決議：經在場委員討論考量社區經費維持不易故全數通過自七月起停止領取出席補助費500元。

(七)公關委員提議：因B棟住戶反映希望能在B棟頂樓，加裝不銹鋼曬衣鏈供住戶使用。

決議：請社區主任先行估價後回報委員再行施作。

(八)社區有住戶提議游泳池開放期間，是否可以於非救生員在場時間簽具切結書，使用游泳池。

決議：經在場委員討論後考量住戶於游泳池安全，故不同意社區住戶於非救生員在場時間使用游泳池，以維安全。

散會

S：下次開會日期為8月20日